Meilleurs conseils d'étiquette par e-mail

Nous avons tous été témoins de l'employé qui a accidentellement tapé «répondre à tous» sur un e-mail à l'échelle de l'entreprise, envoyant des commentaires peu flatteurs sur le patron à l'ensemble Bureau—Y compris le patron — plutôt que juste leur ami. Et combien de fois sommes-nous coupables de ne pas répondre à un e-mail dans un délai rapide - ou quelqu'un qui ne répond pas au nôtre alors que nous avons vraiment besoin d'une réponse urgente?

Le travailleur américain moyen dépensant quart de semaine creuser sous le nombre apparemment infini d'e-mails qui envahissent les boîtes de réception quotidiennement (et plus si vous comptez prendre le temps de répondre aux chats instantanément plates-formes de messagerie, telles que Slack et Google Hangouts), il n'est pas surprenant que des violations de l'étiquette des e-mails, sinon de graves erreurs, puissent se produire avec consternation régularité. Vous voulez aider à garder votre boîte de réception un lieu de courtoisie et de courtoisie? Voici les règles d'or de l'étiquette des e-mails professionnels, dont beaucoup peuvent être suivies dans votre vie personnelle et professionnelle.

Envoyer des e-mails avec des lignes d'objet claires et actuelles

Mis à part le spam sans fin, il n'y a pas grand-chose de plus ennuyeux que d'avoir à parcourir 10 000 e-mails avec la même ligne d'objet pour trouver celui qui contient les informations dont vous avez besoin. Si votre message aborde un nouveau sujet, rendez la vie de chacun plus simple, et vous-même beaucoup plus populaire, en lançant un nouvel e-mail ou au moins en mettant à jour la ligne d'objet.

Expert en étiquette, auteur de Etiquette moderne pour une vie meilleureet fondateur de L'école de protocole du Texas, Diane Gottsman, pense que l'un des plus grands cadres de Pet Peeves et de leur équipe ne sait pas à quoi ils répondent. "Il y a un mois, vous auriez peut-être écrit" Merci pour le déjeuner "dans la ligne d'objet. Maintenant, vous parlez d'un nouveau parrain que vous souhaitez envoyer à quelqu'un, alors commencez un nouvel e-mail. S'ils doivent ensuite rechercher cet e-mail, ils peuvent le faire par sujet. »

Si vous craignez qu’un nouvel e-mail ne passe pas par le pare-feu du destinataire ou s’il est possible qu’il ne se souvienne pas qui vous êtes depuis la dernière fois que vous avez communiqué, Gottsman dit qu'il est permis de répondre à votre dernier correspondance. De cette façon, la personne peut parcourir votre ancienne correspondance et se familiariser avec qui vous êtes. "Mais la clé est de changer la ligne d'objet", dit-elle.

Priorisez votre boîte de réception en fonction de l'urgence

Parfois, lorsque vous êtes enterré sous une pile d'e-mails particulièrement flagrante et qu'il semble que vous ne verrez jamais la lumière, vous devrez peut-être prendre plus d'une journée pour obtenir une réponse complète. L'étiquette des affaires dicte que les e-mails doivent être retournés dans la journée, mais même Gottsman dit: «Parfois, il faut deux jours pour revenir à quelqu'un. La rapidité avec laquelle vous devez répondre dépend vraiment de l'importance de l'e-mail et de la personne qui l'a envoyé. Il va y avoir des gens qui vous appellent à froid ou vous lancent. Vous n'êtes pas obligé de renvoyer chaque e-mail que vous recevez. "

D'un autre côté, si vous avez envoyé un e-mail sensible au facteur temps et que vous n'avez pas reçu de réponse rapide, il est conforme au protocole approprié de récupérer téléphone et appelez votre collègue. En parlant de temps, ne pleurez pas le loup, peu importe combien vous voulez juste une réponse. "Ne sensationnalisez pas l'urgence", déclare Gottsman. «Tout n'est pas un appel au 911. Si vous sensationnalisez une situation pour attirer leur attention, vous allez perdre en crédibilité. Si ce n’est vraiment pas urgent, n’écrivez pas «urgent». Et si c'est si important, vous devez décrocher le téléphone et appeler. "

Face à face a sa place

Avant le courrier électronique, les gens ont discuté de questions difficiles en face à face. De nos jours, les choses difficiles, aussi bien personnelles que professionnelles, sont souvent gérées par le biais d'un écran d'ordinateur. Cela pourrait rendre les conversations inconfortables moins, mais cela ne signifie pas que c'est la bonne chose à faire, selon Gottsman. "Vous ne devriez tout simplement pas donner de mauvaises nouvelles par e-mail", dit-elle. «Tout ce qui est très sensible doit toujours être manipulé en personne ou au moins de l'oreille à l'oreille. Vous ne renvoyez personne par e-mail. Vous ne donnez pas d'informations sérieuses par e-mail, sauf si cela est absolument nécessaire. "

Comment mettez-vous fin à une chaîne de messagerie?

Ils n'arrêteront tout simplement pas, pour quelque raison que ce soit. Vous avez peur de le couper, car vous ne voulez pas être insultant. Allez-vous passer l'éternité à faire cette même danse, jour après jour? Quand est-ce que ça s'arrêtera? Bien sûr, la chaîne des événements atroces dont nous parlons est la boucle de courrier électronique presque éternelle de «merci» et Correspondance commerciale «mon plaisir» dans laquelle nous pouvons parfois nous retrouver coincés parce que personne ne sait comment conclure il. Gottsman dit: «Vous faites des va-et-vient une fois. Vous envoyez un e-mail, «Merci». J'envoie un e-mail, «Mon plaisir. Et c'est tout. C'est comme une poignée de main - quelqu'un doit lâcher prise. "

Moins, c'est toujours plus

Et bien que nous soyons sur le sujet des e-mails sans fin, lorsque vous êtes inclus dans un e-mail "répondre à tous", qu'il soit personnel ou professionnel, ne répondez pas automatiquement à tout le monde sur le fil. Pensez aux autres destinataires. Il y a de bonnes chances que tout le monde n'ait pas besoin de lire votre réponse, et cela peut être non seulement distrayant, mais ennuyeux, pour recevoir une notification après notification de nouveaux e-mails sur votre téléphone portable lorsqu'ils n'ont absolument rien à voir avec vous.

Gardez-le atténué d'autres manières également sur les e-mails professionnels. Évitez les emojis et trop de points d'exclamation, qui peuvent sembler juvéniles. Restez fidèle à une police classique, propre et facile à lire en noir, et utilisez des salutations et un verbiage professionnels. Sachez également que l’humour ne se traduit souvent pas bien communication numérique, ou différentes cultures et générations. «Le courrier électronique n'est qu'une extension de vous-même», explique Gottsman. "Assurez-vous de vérifier l'orthographe, d'utiliser la ponctuation appropriée et de ne pas utiliser de lettres minuscules au début d'une phrase. Parce qu'il est faire une impression sur le destinataire, même s'il s'agit d'un e-mail personnel. "

Illustrations par Mary Fama.